Les outils de productivité essentiels du travailleur freelance
Le freelance choisit ses propres outils de travail, on ne les lui impose pas. S’il n’a pas le choix, c’est par nécessité, notamment quand il est amené à collaborer avec une équipe déjà établie.
Aujourd’hui je présente une série d’outils gratuits qui lui permettent de mieux gérer ses fichiers, de faire sa veille, de communiquer, de mieux gérer son temps de travail, son contenu, et de mieux s’organiser.
1. Gestion des fichiers
Dropbox : cet espace de stockage de fichiers est gratuit. Les fichiers stockés sont protégés. On peut obtenir un espace de stockage supplémentaire de deux manières : parrainages ou passage à un abonnement Dropbox Pro.
- Dropbox permet de créer une équipe de collaborateurs.
- Le freelance peut stocker plusieurs types de fichiers : images, vidéos et audio, documents Word, Excel, etc.
- Il peut partager un ou plusieurs fichiers avec la personne de son choix.
- Dropbox peut être installé sur tous les appareils mobiles du freelance, ce qui lui permet de visualiser les documents partagés en tous lieux.
- Le freelance n’est pas obligé de télécharger les fichiers sur son ordinateur ou appareil mobile, il peut les visualiser dans le cloud.
- Si un fichier a été modifié, il peut toujours consulter les anciennes versions du fichier.
Dropbox présente un certain nombre d’avantages mais sa seule utilisation ne suffit pas. On peut le compléter avec Google Drive.
Google Drive : on ne présente plus l’espace de stockage de fichiers créé par Google. Il est gratuit, de qualité et protégé. Le freelance peut acheter plus d’espace s’il le désire.
- L’espace de stockage de Google Drive est partagé avec Gmail et Google Photos.
- Le freelance peut consulter les anciennes versions des fichiers modifiés.
- Il peut partager le fichier ou le dossier de son choix avec une personne ou un groupe.
- On verra qu’il peut créer des documents, des tableurs et des présentations.
- Plusieurs types de fichiers peuvent être stockés dans Google Drive.
Qu’il utilise Dropbox et/ou Google Drive le freelance peut consulter son quota d’espace à tout moment.
2. Veille
Dans la vie du freelance il y a une part de veille. Ce terme “veille” est large parce qu’on peut veiller sur presque tout, notamment sa e-réputation, ses concurrents, les nouvelles de son secteur d’activité, etc.
Pocket : c’est un service qui permet de sauvegarder des liens d’articles dans un compte privé et de les classer par tags – labels. Ainsi le freelance qui trouve un super article le sauvegardera pour le lire ultérieurement, notamment quand il aura plus de temps pour lui.
- Un lien d’article sauvegardé dans Pocket peut être recommandé par e-mail et/ou partagé dans les réseaux sociaux via le service Buffer.
- Les sauvegardes peuvent être triées sous forme d’articles, d’images, de vidéos ou par labels.
- Pocket permet d’exporter la totalité des sauvegardes en fichier HTML.
- Le freelance peut sauvegarder ses liens en les envoyant par e-mail à l’adresse add@getpocket.com.
- Si le freelance le souhaite, il peut s’abonner à d’autres comptes et inversement.
Hootsuite : cet outil se décrit comme “une plateforme communautaire construite pour l’interaction, l’écoute, l’analyse et la sécurité”. Le freelance peut utiliser Hootsuite pour :
- suivre en temps réel les tweets d’utilisateurs ciblés, notamment par les Listes Twitter,
- voir ce qui se dit pour une requête de recherche donnée, ça peut être un hashtag,
- savoir ce qui se dit sur une marque ou une entreprise.
Le travail en collaboration est possible.
TweetDeck : ce service offre des services similaires à Hootsuite.
Feedly : ce lecteur de flux RSS permet au freelance de ne perdre aucune information importante de son secteur. La qualité des informations dépendra de l’organisation de ses flux et des sites / blogs qu’il suit.
Le freelance peut utiliser Google Alertes pour savoir si son nom est cité dans un forum, un blog, un site web quelconque indexé dans le moteur de recherche de Google. Le service d’alertes peut être complété par Talkwalker Alerts qui fait le même travail.
3. Communication
Hootsuite est non seulement un outil de veille mais aussi un outil de communication. Cette plateforme permet au freelance de centraliser ses comptes et ses pages de réseaux sociaux – Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Google+, YouTube. L’outil apporte son lot d’avantages :
- planification des publications de futurs messages,
- gestion de plusieurs comptes Twitter dans une seule interface,
- le suivi des statistiques des clics sur les liens partagés par l’utilisateur,
- la possibilité de se créer un groupe d’utilisateurs,
- la veille.
Hootsuite et TweetDeck sont des outils similaires sauf que TweetDeck ne permet pas de gérer d’autres réseaux sociaux – c’était possible avant le rachat de TweetDeck par Twitter.
Quand on envoie un e-mail on ne sait pas vraiment comment le destinataire va réagir. Hubspot Sales – suivi d’ouverture/clics dans les e-mails – est un outil qui permet au freelance de savoir comment son destinataire interagit avec son e-mail. Si après 24 à 48 heures l’e-mail n’a toujours pas été ouvert, c’est un problème, le freelance saura comment réagir en cas de non réponse.
Mailchimp
est un service simple, complet et semi-gratuit qui permet au freelance de déployer ses campagnes de communication numérique : emailing et newsletter.
Les gens inscrits à ma newsletter savent que j’utilise ce super produit qu’on peut aisément connecter à sa page Facebook, à son compte Twitter et à son site WordPress.
4. Gestion du temps de travail
Le temps du freelance est compté et il le compte seul. L’appli de type Pomodoro lui permet d’optimiser son temps de travail et de gagner en productivité. J’en utilise une dans le cadre de mes missions SEO – payées à l’heure. Les utilisateurs d’appareils Android ont l’embarras du choix, des applis Pomodoro il y en a plein dans Google Play.
Je cherchais une application qui me permettait de compter le nombre d’heures de travail passées dans chaque projet. Après en avoir testé trois applis mon choix s’est porté sur Timesheet. Admettons que le client ABC me propose de travailler sur le projet XYZ. Après avoir indiqué mon tarif horaire dans les paramètres de l’appli, je peux cliquer sur le bouton “Démarrer” dès que j’exécute une tâche dans le cadre du projet XYZ. L’appli a un chronomètre. Je peux mettre en pause le travail et l’arrêter quand il prend fin. Un récapitulatif présente le nombre d’heures passées “Aujourd’hui”, “Cette semaine” et “Ce mois” ainsi que le tarif total.
Pour résumer Timesheet va bien plus loin qu’un simple Pomodoro. Il enregistre le nombre d’heures que le freelance a passé sur un des projets de sa clientèle. Avec cette appli le freelance maîtrise son temps passé sur les différents projets dont il a la charge.
5. Gestion de contenu
WordPress est un système de gestion de contenu (CMS) que tout bon freelance devrait utiliser ne serait-ce que pour montrer son expertise et promouvoir ses services en ligne. Avant d’utiliser WordPress, à partir de 2008, j’ai d’abord commencé avec Blogger – très bon aussi, mais un peu limité. Aujourd’hui j’utilise trois services en parallèle : WordPress, Blogger et Tumblr.
Google Slides / PowerPoint (Online) : un freelance comme moi utilise ces deux solutions pour créer des présentations, notamment des rapports d’actions SEO, des documents de prospection, etc.
Google Sheets / Excel (Online) : le tableur est un outil indispensable. Le freelance peut l’utiliser pour créer des tableaux, des graphiques, et gérer une quantité de données.
On peut utiliser Google Sheets pour se créer un emploi du temps à chaque semaine. Je préfère créer un tableur plutôt qu’utiliser un calendrier. L’avantage du tableur c’est qu’on peut façonner son emploi du temps comme on veut.
Google Docs / Word (Online) : la partie rédactionnelle est aussi indispensable que le tableur, elle le complète. Je l’utilise tous les jours pour créer des contenus, des devis et des factures. Cet article je l’ai d’abord créé sur Google Docs.
Lightshot, l’extension pour navigateur Chrome : le freelance a toujours besoin de montrer des captures d’écran en guise d’exemple. L’extension Lightshot est indispensable. J’en avais utilisé d’autres, mais je trouve que celle-ci est simple d’utilisation et va droit à l’essentiel.
LICEcap : c’est une petite application gratuite qui permet de capturer une portion de l’écran et de la sauvegarder au format GIF. Le freelance peut l’utiliser occasionnellement pour former ou informer ses clients ou pour illustrer ses articles de blog.
6. Organisation
Google Keep
c’est le post-it du “21ème siècle”. Je l’utilise en permanence pour enregistrer mes notes.
Pourquoi un post-it du “21ème siècle” ? Parce que l’outil permet de programmer des rappels récurrents ou ponctuels de notes. Il permet au freelance procrastinateur de prioriser les tâches et de ne jamais repousser les plus importantes à la dernière minute. Le freelance peut partager ses notes avec d’autres personnes, assigner des labels et attribuer une couleur à ses notes. Des photos et des listes à cocher peuvent être créées et enregistrées.
Une application mobile Google Keep permet au freelance de garder ses notes avec lui où qu’il soit et de les consulter à n’importe quelle heure.
Voilà l’essentiel des outils du freelance. Je n’ai pas mentionné les services comme Gmail, Outlook ou Skype qui font partie des outils – de communication – indispensables du travailleur en freelance. Skype comme les autres services restent aujourd’hui des outils très utilisés.
Y aurait-il un outil indispensable que je n’ai pas cité ? Le café peut-être. ????
